INTRODUCCION

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa y de la gerencia. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.

Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de presupuestación será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.

El otro requisito viene determinado por la repercusión que, sobre el proceso de presupuestación, tiene la conducta del potencial humano que interviene en el mismo; esto es, el papel que desempeñan dentro del proceso de planificación y de presupuestación los factores de motivación y de comportamiento. La presupuestación, además de representar un instrumento fundamental de optimización de la gestión a corto plazo, constituye una herramienta eficaz de participación del personal en la determinación de objetivos, y en la formalización de compromisos con el fin de fijar responsabilidades para su ejecución. Esta participación sirve de motivación a los individuos que ejercen una influencia personal, confiriéndoles un poder decisorio en sus respectivas áreas de responsabilidad.

El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por las siguientes etapas:

·         Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.

·         Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes.

·         Negociación de los presupuestos: La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. 

·         Coordinación de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas áreas. 

·         Aprobación de los presupuestos: La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar. 

·         Seguimiento y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir la situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto.

 

CONTENIDO

1.       RESEÑA HISTÓRICA

2.      DEFINICIONES

3.      CONCEPTO

4.      OBJETIVOS

5.      CARACTERISTICAS

6.      ELEMENTOS

7.      CLASIFICACION

8.     ESTRUCTURA PROGRAMATICA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RESEÑA HISTÓRICA

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.

En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

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  Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.

En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional, la técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos. Por ejemplo, en 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema "presupuesto flexible".

Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la evaluación amplios de los costos.

·         En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.

·         En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades.

·         En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planificación por programas y presupuestos.

·         En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como "planeación por programas y presupuestos".

 

 

 


DEFINICIONES

Ø  Es la presentación del presupuesto en un formato de programas. Se basa en la estructura de programas y muestra la asignación de recursos a cada componente de la estructura y a los resultados esperados

Ø  El presupuesto moderno es un conjunto armónico de programas y proyectos a realizarse en un futuro inmediato y se le llama presupuesto programa

Ø  Ayuda a desarrollar, medir y comparar distintos cursos de acción, pero no toma dediciones por si misma o remplaza los juicios humanos o la experiencia. Contribuye solamente  al examen de alternativas suministrando información social y económica acerca de los costos y beneficios implicados en las decisiones

Ø  Técnica presupuestaria que pone especial atención a las actividades que se realizan más que a los bienes y servicios que se adquieren. Contiene un conjunto armónico de programas, proyectos y metas que se deben realizar a corto plazo y permite la racionalización en el uso de recursos al determinar objetivos y metas; asimismo, identifica responsables del programa y establece las acciones concretas para obtener los fines deseados

 


Concepto

Según la División Fiscal de las Naciones Unidas, el Presupuesto por Programas "es un sistema en que se presta particular atención a las cosas que un gobierno realiza, más bien que a las cosas que adquiere. Las cosas que un gobierno adquiere tales como servicios personales, provisiones, equipos, medios de transporte, etc, no son naturalmente sino medios que emplea para el cumplimiento de sus funciones, que pueden ser carreteras, escuelas, casos tramitados ect." 3/

El Presupuesto por Programas es un conjunto de técnicas y procedimientos que sistemáticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a efectuar, señalando objetivos específicos y sus costos de ejecución, además de racionalizar el gasto público, mejorando la selección de las actividades gubernamentales. 2/

El Presupuesto por Programas es el instrumento que cumple el propósito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato, con metas a corto plazo, creadas para la ejecución de los objetivos de largo y mediano plazos. 2/

Objetivos

  • Tener en los campos del proceso administrativo todo estructurado jerárquicamente por funciones, programas de operación y de inversión.
  • Permitir un mayor control interno para evalúar y conocer la eficiencia de cada una de las partes, por lo que sus objetivos son específicos, de gran profundidad y análisis para racionalizar el gasto, de acuerdo con la eficiencia.
  • Dar más atención a lo que se realiza, que a lo que se adquiere.

 

Características

 

Definición de los objetivos de una organización en  términos tan específicos como sea posible.            

        Determinación de los programas, incluyendo posibles alternativas, para lograr los    objetivos             

        Identificación de los principales aspectos a resolver en la formulación de los  objetivos y/o en el desarrollo de los  programas  

       Un ciclo anual con apropiadas subdivisiones para la  planeación, programación, y         presupuestacion de tal forma que se garantice  un enfoque ordenado y tiempo  adecuado para la toma de decisiones en todos los  niveles

 

Revisión continua de los resultados de los programas    en relación con los resultado y sus costos con el fin de determinar la necesidad de cambios en los  programas y sus objetivos.

 

   Reconocimiento de los aspectos y problemas que    requieran mas tiempo del ciclo anual , de tal forma  que se puedan separar del periodo actual para  terminar los en dos o mas años.

 

        Análisis de los programas sus alternativas en términos  de posibles resultados y sus costos

        Desarrollo de herramientas analíticas para la medición     de costos y beneficios.

Elementos de un Programa

El programa es el instrumento central del sistema de presupuesto por programas, a tráves de éste se plantean las necesidades y se analizan posibilidades, se asignan los recursos, se ejecutan las acciones, se contabiliza el gasto y se evalúa el cumplimiento de las metas. Se integra de los siguientes elementos:

  • Objetivo.- Es la expresión cualitativa, pero susceptible de ser cuantificada, de los fines que se pretenden alcanzar. Los objetivos deben ser claros, realistas, razonables y lógicos.
  • Meta.- Es la expresión cuantitativa del objetivo que se persigue.
  • Recursos.- Son los insumos, tanto financieros como materiales y humanos que harán posible la realización de las actividades que permitan alcanzar objetivos y metas.
  • Unidad Ejecutora.- Es la unidad o unidades responsables de la obtención de los objetivos y metas fijados en el programas y la administración de los recursos asignados. 4/

 

 

CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS

  • Por objeto del gasto:
    • Los gastos se ordenan según la naturaleza de los bienes y servicios a adquirir, desglosándolos de lo más general a lo particular
    • Informa sobre qué es lo que el sector público compra, pero no dice nada sobre qué hace con los fondos asignados
    • El énfasis está en el control y asignación de responsabilidades financieras, no en la evaluación de los resultados de la gestión administrativa.
    • Rubros más generales del gasto en el presupuesto de la UNAM, clasificados por objeto del gasto son las siguientes:
      • 100.- Remuneraciones personales
      • 200.- Servicios
      • 300.- Becas, prestaciones y estimulos
      • 400.- Artículos y materiales de consumo
      • 500.- Mobiliario y equipo
      • 600.- Inmuebles y construcciones
  • Administrativa

Es el ordenamiento de los gastos , en función de los sujetos que efectúan las transacciones (en este caso, las entidades del sector público) Ejemplo:

    • Gobierno federal
      • Poder Ejecutivo
      • Poder Legislativo
      • Poder Judicial
    • Gobiernos estatales
    • Gobiernos municipales
  • Funcional

Es el agrupamiento de las transacciones financieras según los propósitos a que se destinan, independientemente de cuál sea la institución u organismo que tenga a su cargo las funciones señaladas.

  • Complementarias
    • Programas y grupos de gasto
    • Programas y naturaleza del gasto
    • Programas y función
    • Programas y tipo de ejercicio
    • Ramos y grupos de gasto
    • Ramos y naturaleza del gasto
    • Objetivo del gasto y función
    • Dependencia y grupos de gasto
    • Dependencia y partida
    • Partida y función

·         UTILIDAD

·         permite la conexión de las políticas y planes con la programación y la presupuestacion

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·         Motiva el logro de los objetivo y políticas

·         Estimula la colaboración interdepartamental

·         Hace mas fácil el proceso de toma de decisiones sobre la asignación de recursos que se hace de acuerdo a las necesidades y objetivos a cumplir

·         Facilita la relación entre recursos y servicios.

·         Muestra la importancia relativa de cada programa.

·         Es fácilmente comprensible.

 

Estructura Programática

Constituye la columna vertebral del presupuesto, en ella se conjugan los programas y subprogramas. La política presupuestal determina la oportunidad y la prioridad de los programas, y la técnica, la posibilidad y garantía de su cumplimiento.

Un presupuesto por programas y actividades está formado por un conjunto de categorías o niveles programáticos, en virtud de los cuales se clasifican los fondos.

Se debe precisar e integrar una nomenclatura uniforme en la que se apoye técnicamente la programación del presupuesto.

Dentro del presupuesto por programas existen las siguientes categorías o niveles:

  • Función.- Se define como la parte del esfuerzo total que se encamina a lograr los propósitos generales de la institución.

Ejemplo: en la UNAM esos propósitos son docencia, investigación, extensión universitaria y gestión institucional.

  • Programa.- Comprende el conjunto de actividades relativamente homogéneas encaminadas a cumplir con los propósitos genéricos expresados en una función, por medio del establecimiento de objetivos y metas a los cuales se asignan recursos humanos, materiales y financieros, administrados por una unidad ejecutora.
  • Sub- programa.- Es la desagregación de un programa complejo con el propósito de mostrar la naturaleza diversa de las metas y costos que se expresan en un determinado programa.
  • Actividad.- Esta es una división más reducida de cada una de las acciones que se deben llevar a cabo para el logro de los objetivos y metas expresadas en los programas. 4/